Cette année, les employeurs ont dû relever d’innombrables défis, notamment celui d’effectuer efficacement une enquête en milieu de travail alors que les protocoles de santé et sécurité exigent un certain degré de séparation. Heureusement, les règles de base pour les employeurs sont les mêmes, que ceux-ci effectuent une enquête en respectant une distance de deux mètres ou virtuellement sur Zoom.

  • Ne retardez pas (indûment) :  Avec le temps, les souvenirs s’effacent et les arbitres peuvent interpréter les retards comme un signe que les agissements ne sont pas pris au sérieux ou qu’ils sont tolérés. Cependant, cela ne signifie pas que les enquêtes doivent être faites à la hâte — au contraire, les enquêtes précipitées peuvent être toutes aussi fatales. Selon les pratiques exemplaires, l’enquête commence dès que vous prenez connaissance des agissements, ou des agissements présumés, pouvant justifier une intervention de l’employeur, qu’elle soit disciplinaire ou autre. Les employeurs ont la latitude de planifier leur enquête de manière appropriée pour s’assurer que les objectifs de l’enquête sont atteints et, en ce moment, que les protocoles liés à la pandémie sont respectés.
  • Écoutez (et, préférablement, constatez!) la version de l’employé :  Les employés faisant l’objet d’une enquête ont droit à une enquête équitable, notamment de connaître les préoccupations faisant l’objet d’une enquête et d’y répondre efficacement. Étant donné qu’il faut souvent se reporter à des documents (par exemple des politiques d’emploi, des courriels, etc.) et que les indices non verbaux sont aussi importants que la communication verbale dans le cadre d’enquêtes, les arbitres privilégient une rencontre avec l’employé (en respectant la distanciation physique) et ils condamnent souvent les enquêtes effectuées par courriel ou par téléphone. S’il n’est pas raisonnablement possible de rencontrer l’employé en personne, les rencontres virtuelles au moyen d’une plateforme sécurisée sont à privilégier.
  • Écoutez (et préférablement, rencontrez!) les témoins : L’objectif de toute enquête est d’établir les faits, alors interrogez tous les témoins, favorables ou non, et faites un suivi avec les témoins au besoin. Les préférences en matière de réunion, en personne ou virtuelle, qui s’appliquent aux réunions avec vos témoins sont les mêmes que celles qui s’appliquent aux réunions avec vos employés faisant l’objet d’une enquête.
  • Soyez préparé :  Préparez vos questions à l’avance. Les questions d’enquête servent de feuille de route, elles vous permettent de savoir où vous allez et où on vous emmène! Envisagez toutes les pistes à explorer — qui, quoi, où, pourquoi, quand et comment. Anticipez les questions et les réponses et soyez prêt à répondre aux questions ou à contester celles qui n’ont pas de sens. À moins qu’il ne soit convenu autrement avec l’employé (ou le syndicat), vous n’êtes pas obligé de fournir vos questions d’enquête à l’avance à l’employé (même en temps de pandémie); autrement, la réponse n’est pas aussi franche.
  • Choisissez bien votre enquêteur :  L’enquêteur doit avoir de l’expérience, des connaissances et demeurer objectif et indépendant pendant toute la durée de l’enquête. Parfois, cela signifie qu’il faut retenir les services d’une tierce partie neutre pour mener l’enquête.
  • Respectez les politiques et votre convention collective :  Si des politiques sont en place et établissent une procédure d’enquête (par exemple, la plupart des politiques sur le harcèlement feront mention de procédure d’enquête), assurez-vous que ces politiques sont respectées ou d’avoir une raison valable pour laquelle il faut s’écarter des politiques (par exemple, pour respecter des protocoles liés à la pandémie). De la même façon, si une convention collective s’applique, assurez-vous de respecter ses dispositions et de permettre toute représentation syndicale possible pour les réunions d’enquête, notamment celles pouvant mener à des mesures disciplinaires.
  • Conservez vos preuves :  Vous devriez examiner, dès le début, quelles sont les preuves susceptibles d’être perdues, modifiées ou supprimées dans le cours normal des activités et prendre des mesures pour éviter que cela ne se produise. Le défaut de conserver des preuves clés peut être fatal pour une enquête.
  • Nommez une personne pour prendre des notes :  Selon les pratiques exemplaires, les employeurs doivent demander à un autre membre de l’équipe de direction d’assister aux réunions pour prendre des notes sur les discussions (et inscrire les indices non verbaux, le cas échéant). Pourquoi une seule personne pour prendre des notes? Les gens prennent souvent des notes différemment et la différence entre les notes ouvre la porte à la contestation de l’exactitude de toutes les notes. Le fait de se limiter à une seule personne par employeur pour prendre des notes aide à éviter ce problème.
  • N’hésitez pas à demander de l’aide : Les enquêtes peuvent être compliquées. N’ayez pas peur de demander de l’aide. Vous devriez utiliser les ressources disponibles pour vous assurer que votre enquête aboutit à une décision qui peut être maintenue, notamment le recours à des experts et des conseils juridiques au besoin.

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