Faire face à la situation : Ressources de Norton Rose Fulbright Canada sur la pandémie en droit de l’emploi et du travail

La situation liée à la COVID-19 au Canada évolue et change de jour en jour. Voici des ressources que nous avons préparées pour aider les employeurs à y faire face.

 

Guides d’information destinés aux clients à l’échelle pancanadienne

Notre guide portant sur les programmes de secours anoncés au Canada pour faire face à la COVID-19

Notre premier guide destiné aux clients qui font face à des mises à pied pendant la pandémie

 

Webinaires à l’échelle nationale 

Webinaire spécial sur les nouvelles de dernière heure portant sur l’accès aux subventions salariales fédérales et au financement de relance au Canada

Quatrième partie de notre série de webinaires sur la COVID-19 portant sur certains développements récents en matière de financement gouvernemental, de chaînes d’approvisionnement, de différends et de droit de l’emploi au Canada

Troisième partie de notre série de webinaires sur la COVID-19 (Coronavirus) portant sur les répercussions économiques sur l’économie apportées par la pandémie

Deuxième partie de notre série de webinaires sur la COVID-19 (Coronavirus) portant sur les mesures juridiques que les entreprises devraient envisager afin d’atténuer les risques en réponse à l’évolution de la pandémie

Webinaire portant sur certaines des principales questions juridiques et mesures de gestion des risques auxquelles les entreprises devraient réfléchir pour relever ce défi mondial

 

Actualités juridiques et billets de blogue: les provinces de common law et le gouvernement fédéral

Billet de blogue portant sur les exigences en matière de langues officielles des institutions fédérales en ce temps de pandémie

Actualité juridique portant sur la Subvention salariale d’urgence du Canada anoncée le 1 avril 2020

Billet de blogue portant sur (i) les récentes déclarations du premier ministre Ford, (ii) les dates d’échéance pour le dépôt de documents, (iii) faire face à des employés symptomatiques, et (iv) la COVID-19 en vertu de la législation en matière des droits de la personne en Ontario

Actualité juridique portant sur les refus de travail à l’ère de la COVID-19

Actualité juridique portant sur les mises à pied au niveau fédéral et en Ontario, en Colombie-Britannique et en Alberta

Actualité juridique portant sur les mesures en matière d’immigration mises en vigueur entre le Canada et les États-Unis

Actualité juridique portant sur les répercussions de la COVID-19 sur les questions d’immigration

Actualité juridique portant sur la rémunération, les questions de protection des renseignements personnels, les droits de la personne, les restrictions sur les déplacements et l’accès au milieu de travail et autres enjeux au Canada

Actualité juridique portant sur les nouvelles mesures en matière de santé et sécurité au travail

Actualité juridique portant sur les congés et les obligations générales en matière d’accommodement, de refus des employés de travailler et de santé et sécurité au travail

 

Actualités juridiques et billets de blogue: le Québec et le gouvernement fédéral

Actualité juridique portant sur la Loi sur la presentation canadienne d’urgence

Actualité juridique portant sur le Régime de prestations supplémentaires de chômage et le Travail partagé

Actualité juridique sur les mesures écononiques à l’appui des travailleurs et entreprises annoncées par les gouvernments fédéral et du Québec

Actualité juridique sur des enjeux additionnels concernant les mises à pied, la rémunération et la santé et sécurité au travail

Actualité juridique portant sur les mises à pied et l’interruption des activités au Québec

Actualité juridique portant sur les 12 principales questions en droit de l’emploi et du travail, notamment des recommandations sur les pratiques de rémunération au Québec

Actualité juridique portant sur les congés et les obligations générales en matière d’accommodement, de refus des employés de travailler et de santé et sécurité au travail au Québec

 

Pour accéder à nos ressources en anglais | Access to resources in English

  • Pour accéder à nos ressources en anglais sur la COVID-19, veuillez cliquer ici.
  • To access our resources in English on COVID-19, please click here.

Stay on top of it: Norton Rose Fulbright Canada’s employment & labour resources on the pandemic

The COVID-19 situation in Canada evolves and changes every day. Below are resources we’ve prepared to assist employers to stay on top of it.

 

Cross-jurisdictional guides

Our guide on government relief programs announced in light of COVID-19

Our first guide to assist clients who are navigating unprecedented layoffs during the global pandemic

 

National webinars on COVID-19

Special webinar edition discussing new measures on access to federal wage subsidies and stimulus funding in Canada

Part IV of our COVID-19 (Coronavirus) webinar series where we discussed Canadian developments in government funding, supply chain, disputes, and employment law

Part III of our COVID-19 webinar series where we discussed the economic impact of the coronavirus on the economy

Part II of our COVID-19 (coronavirus) webinar series where we discussed the legal measures that organizations should consider to mitigate risk in response to the evolving pandemic.

Webinar discussing how some of the main legal issues and risk management measures that businesses should be thinking about as they meet this global challenge

 

Legal updates and blog posts in the common law provinces & federal jurisdiction

Blog post on official language requirements for federal institutions during COVID-19

Legal update on the Emergency Wage Subsidy announced on April 1, 2020

Blog post discussing (i) Premier Ford’s statement that employees can walk off the job; (ii) filing deadlines; (iii) addressing symptomatic employees; and (iv) COVID-19 under human rights legislation in Ontario

Legal update discussing work refusals in a COVID-19 world

Legal update discussing layoffs federally, and in Ontario, BC and Alberta

Legal update discussing immigration measures introduced between Canada and the United States

Legal update discussing the implications of COVID-19 on immigration matters

Legal update discussing compensation, privacy issues, human rights, travel & access to the workplace restrictions, and more in Canada

Legal update discussing new occupational health and safety measures introduced for employers

Legal update discussing leaves, and general obligations in terms of accommodation, employee refusals, and OH&S

 

Legal updates and blog posts in Quebec & the federal jurisdiction

Legal update on the Canada Emergency Response Benefit Act

Legal update discussing the Supplemental Unemployment Benefit Plan and Work-Sharing

Legal update on economic support measures for workers and businesses announced by the federal and Quebec governments 

Legal update on further considerations regarding layoffs, compensation and occupational health and safety

Legal update discussing layoffs and business interruptions in Quebec

Legal update discussing top 12 Q&A in E&L, including guidance on compensation practices in Quebec

Legal update discussing leaves, and general obligations in terms of accommodation, employee refusals, and OH&S in Quebec

 

Resources in French | Ressources en français

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Exigences relatives aux langues officielles en situation de pandémie : Mise en garde à l’intention des institutions fédérales

Comme plusieurs, les institutions fédérales doivent surmonter le défi monumental que posent la gestion de la situation entourant la COVID-19 et l’obligation d’assurer le respect d’un certain nombre d’exigences légales, notamment celles de la Loi sur les langues officielles (« LLO »). La pandémie de COVID-19 exerce une pression sur les ressources financières et humaines des institutions fédérales. Dans ces circonstances, les institutions fédérales font des choix difficiles quant à l’affectation de leurs ressources, en particulier dans les situations d’urgence où la santé et la sécurité de leurs employés ou du public sont en jeu. Le commissaire aux langues officielles (« commissaire ») a récemment publié une déclaration concernant l’incidence de la COVID-19 sur les institutions fédérales, notamment en tant qu’employeurs et prestataires de services au public.

Une question de respect et de sécurité

Dans sa déclaration, le commissaire a lancé un avertissement sévère aux institutions fédérales qui ne tiendraient pas compte de l’importance du respect de la LLO et de ses règlements. Le commissaire s’est dit « inquiet de la situation », puisque « les Canadiens de partout au pays, peu importe leur langue officielle, doivent être en mesure de comprendre les messages de toutes les institutions fédérales qui leur sont destinés, particulièrement dans le contexte actuel ». Le commissaire a conclu sa déclaration en ces termes : « Au-delà de la Loi sur les langues officielles, c’est une question de respect et de sécurité pour tous les Canadiens ».

Des plaintes reçues

Le commissaire a également indiqué que le Commissariat aux langues officielles (le  « Commissariat ») avait récemment reçu des plaintes relatives aux communications du gouvernement fédéral pendant la pandémie. Le Commissariat analyse actuellement les faits relatifs à ces plaintes et est en contact avec certaines institutions fédérales en fonction des besoins. Bien que l’issue de l’enquête du Commissariat sur ces plaintes demeure incertaine, les commentaires du commissaire dénotent l’idée que le Commissariat n’a pas l’intention de faire abstraction des violations de la LLO en raison de la pandémie de COVID-19.

Conclusion

En ces temps difficiles, les institutions fédérales seraient bien avisées de se rappeler que l’importance de leurs obligations en matière de langues officielles n’est pas diminuée pendant la crise sanitaire mondiale de COVID-19. En fait, pour les institutions fédérales qui fournissent des services au public ou communiquent avec lui sur des questions liées à la santé et à la sécurité du public, il est primordial de veiller au respect de la LLO et de ses règlements.

Alors que les Canadiens et le reste du monde font face aux défis sans précédent et imprévus soulevés par la pandémie de COVID-19, ils se tourneront vers les institutions fédérales pour obtenir des conseils. Les institutions fédérales qui ne respectent pas leurs obligations aux termes de la LLO risquent non seulement de mettre en danger la santé et la sécurité du public et de leurs employés, mais également de faire l’objet de plaintes auprès du Commissariat et de sanctions judiciaires éventuelles.

Nous vous tiendrons informés de toute information additionnelle qui sera publiée à cet égard.

Official language requirements in a pandemic: A word of caution for federal institutions

Like many, federal institutions are facing the capital challenge of managing COVID-19 and ensuring compliance with a number of legal requirements, including those under the Official Languages Act (the “OLA”). The COVID-19 pandemic is causing stress on both financial and human resources of federal institutions. In such circumstances, federal Institutions are making difficult choices on where to allocate their resources, especially during emergency situations where the health, safety or security of their employees or of the public are at stake. Recently, the Commissioner of Official Languages (the “Commissioner”) published a statement on how COVID-19 is impacting federal institutions, namely as employers and service providers to the public.

A matter of respect and safety

In his statement, the Commissioner issued a stern warning to federal institutions who would disregard the importance of compliance with the OLA and its regulations. The Commissioner expressed that he was “preoccupied with the current situation” as “Canadians throughout the country, regardless of their official language, must be able to understand messages directed to them from all federal institutions, particularly in the current context”. In his concluding remarks, the Commissioner stated, “Beyond the Official Languages Act, it is a matter of respect and safety for all Canadians.”

Complaints received

The Commissioner also indicated that the Office of the Commissioner of Official Languages (the “OCOL”) had recently received complaints related to federal government communications during the pandemic. The OCOL is currently analyzing the facts relating to these complaints and are in touch with certain federal institutions on an as needed-basis. Although it remains unclear what the outcome of the OCOL’s investigation of these complaints will be, the Commissioner’s comments indicates that the OCOL does not intend to excuse any violations of the OLA on account of the COVID-19 pandemic.

Take-aways

In these difficult times, federal institutions would be wise to remember that the importance of their official language obligations is not diminished during the COVID-19 world health crisis. In fact, for federal institutions providing services to, or communicating with, the public on matters relating to the health, safety or security of the public, ensuring compliance with the OLA and its regulations is paramount.

As Canadians and the rest of the world face unprecedented and unforeseen challenges brought about by the COVID-19 pandemic, they will look to federal institutions for guidance. Federal institutions who fail to comply with their obligations under the OLA risk not only endangering the health, safety and security of the public and their employees, but also the prospect of complaints to the Commissioner and possible court sanctions.

We will keep you updated as new information is published in this regard.

US: DOL issues guidance on coronavirus paid leave rule and clarifies coverage for stay-at-home orders

On April 1, 2020, the US Department of Labor (DOL) issued a temporary rule providing key guidance on paid leave under the Families First Coronavirus Response Act (FFCRA). The rule clarifies that employees covered under a federal, state or local stay–at-home order may be eligible for paid FFCRA leave but only if work or telework is available. The rule also provides detailed guidance on teleworking, the small business exemption, required documentation and a number of other points.  For more information, see our legal update, US: DOL issues key federal paid leave rule, extends leave to certain employees under stay-at-home orders.

Pandemic Q&As: Walking off the job, limitation periods, symptomatic employees and human rights considerations

In this blog post, we provide answers to the following four questions posed by Ontario employers:

  1. Can my employees walk off the job for fear of contracting COVID-19?
  2. Do I still need to meet my filing deadlines?
  3. One of my employees reported having COVID-19 after reporting to work for several days—what do I do?
  4. Is a COVID-19 infection a disability?

Q1: Can my employees walk off the job for fear of contracting COVID-19?

Short answer: No.

In press conferences last week, Premier Doug Ford stated:

We passed legislation.  Not just construction workers—any worker in Ontario—if you don’t feel safe in your workplace, your job will be protected […].  You can leave the job site.

If the workplace, the construction site, is not safe, you can walk off the job.

The legislation referenced by the Premier does not permit employees to “walk off the job”.  Employees at non-essential businesses should not be reporting to the physical workplace except under limited prescribed circumstances, such as to deal with critical matters relating to the closure of the business.  Any such employees and employees continuing to work at essential workplaces must follow the statutory procedure for work refusals under the Occupational Health and Safety Act, RSO 1990, c O1.

That procedure applies only if an employee has reason to believe that potential exposure to COVID-19 at work is likely to endanger him/herself.  The employee must remain present during the initial investigation and accept any reasonable alternative work that may subsequently be assigned pending further investigation.  Additional information regarding work refusals can be found here.

Q2: Do I still need to meet my filing deadlines?

Short answer: No, subject to discretion.

OReg 73/20 under the Emergency Management and Civil Protection Act (the “Act”) has suspended all limitation periods for the duration of the state of emergency, retroactive to March 16, 2020.  Procedural deadlines are also suspended for this period, subject to the discretion of the applicable court, tribunal, or other decision-maker.  Employers should verify whether procedural suspensions apply in their case.

Q3: One of my employees reported having COVID-19 after reporting to work for several days—what do I do?

Short answer: Direct that employee and any employees who might have come in contact with him/her to self-isolate for 14 days, unless you provide an essential service.

The Ontario Ministry of Health directs all persons who might have been exposed to COVID-19 at work to self-isolate for the 14-day incubation period.  Exceptions apply to employees in essential services; they may continue to work provided they do not exhibit any symptoms, continue stringent self-monitoring, and wear adequate personal protective equipment.  Essential service employers should further ensure that their other employees are protected from exposure.

All non-essential workplaces are currently closed pursuant to under OReg 106/20 the Act until April 13, 2020, unless extended.  Employees at these workplaces should already be working from home, on leave, on vacation, or on layoff.  Employers should direct any employees who might have come in contact with COVID-19 prior to the closure (or while attending at the business during the closure under the limited prescribed circumstances) to self-isolate at home for a 14-day period regardless of whether OReg 82/20 is revoked.

Your local public health authority may impose additional measures in response to a positive COVID-19 test on a case-by-case basis.

Any employees who contract COVID-19 at work may be entitled to WSIB benefits.  Employers should follow the usual procedure for filing reports of workplace accidents with the WSIB.

Q4: Is a COVID-19 infection a disability?

Short answer: Yes.

The Ontario Human Rights Commission has taken the position that a COVID-19 infection constitutes a disability within the meaning of the Human Rights Code, RSO 1990 c H19.  This means employers cannot discriminate against employees for having a COVID-19 infection, and they will be required to accommodate such infections to the point of undue hardship.  The usual analysis applicable to disability discrimination and accommodation applies.  For example, employers cannot discipline or terminate employees because of a COVID-19 infection.  Employers must also be sensitive to an employee’s caregiving responsibilities at home and assertions of a compromised immune system.

Take-aways

Knowledge and current awareness are the best defense in these challenging times. We recognize that staying on top of new developments can be a daunting exercise as new information is continuously released across the country. We are here to support employers by sharing highlights of COVID-19-related developments on our blog, available in English and in French.  Please check in regularly for updates.

The authors would like to thank Shirley Wong for her contribution to this piece.

Vicarious Liability – the UK Supreme Court hands down two important decisions.

The Supreme Court has now delivered its judgements on two important cases involving the concept of vicarious liability. In both it has upheld the appeals holding that the employer was not vicariously liable.

The first case is WM Morrison Supermarkets plc v Various Claimants.  The case concerned a data breach by a disgruntled employee of payroll data relating to some of the workforce.  Despite immediate steps being taken by the employer to protect the employees, and the individual being found liable, some of the affected employees brought proceedings against the employer on the basis that it was vicariously liable for the individual’s acts.  Both the High Court and the Court of Appeal found in favour of the claimants. However, the Supreme Court unanimously allowed the employers appeal.

In making its decision, the Supreme Court concluded that the judge and the Court of Appeal misunderstood the principles governing vicarious liability in a number of respects. It also expressed the view that the decision in Mohamud v WM Morrison Supermarkets plc was not intended to change the law of vicarious liability but rather to follow existing precedents.  The Court therefore held that:

  • The online disclosure of the data was not part of the individual’s “field of activities” as it was not an act which he was authorised to do.
  • Secondly, the Court of Appeal had placed great importance in factors in Various Claimants v Catholic Child Welfare Society (the Christian brothers case) being satisfied. However these factors were relevant to the point where, if the wrongdoer was not an employee the relationship between wrongdoer and defendant was sufficiently akin to employment for vicarious liability to exist.
  • A temporal or causal connection alone does not mean that there is a close connection between the wrongdoing and the employment.
  • The employee’s motive is relevant. The courts below had relied on a statement in the Mohamud case, but the Supreme Court pointed out that It is relevant whether the individual is acting for purely personal reasons and not on the employer’s business.

As a result the court held that the wrongful disclosure of the data was not so closely connected with the task that the employee was authorised to do to mean that it could properly be regarded as made by the individual while acting in the ordinary course of employment. The fact that the employment gives the individual the opportunity to commit the wrongful act is not sufficient to warrant imposition of vicarious liability.  In addition in this case the employee was acting in pursuing a personal vendetta and was not engaged in furthering the employer’s business and so could be seen to be acting on a “frolic of his own”

The Supreme Court also considered the specific issue in this case as to whether the Data Protection Act 2018 excluded the imposition of vicarious liability for either statutory or common law wrongs. For further information on this please click here

The second case involved the case of Barclays Bank plc v Various Claimants.  This case looked at the relationship between the two parties which makes it appropriate for vicarious liability to apply.  Whilst traditionally the cases involved a strict employer/employee relationship, the law of vicarious liability has developed to include where the relationship is not only one of employment but also one “akin to employment”.  In this case the court was considering whether the bank could be held liable for the actions of a self-employed doctor in conducting medical examinations on job applicants.

The question from various cases, including that of the Christian Brothers case, is whether the wrongdoer is carrying on business on his own account or whether he is in a relationship akin to employment with the defendant.   In that case the court had listed a number of policy reasons which usually made it fair to impose vicarious liability on an employer for the torts committed by the employee, for example that the employer is more likely to have the means to compensate the victim and the tort will have been committed as a result of activity being undertaken by the employee on behalf of the employer.   Although employment law does now recognise two different types of worker – both those under a contract of employment and those who fall within the definition of worker (limb (b) workers (Employment Rights Act 1996 section 230(3)), it would be wrong to align the concept of vicarious liability with the statutory concept of “worker” developed for a different reason.  As such the Supreme Court held that the Bank was not vicariously liable any wrong doing of the doctor in the course of the medical examinations he carried out for the bank.

These cases both will be welcome decisions for employers who may have found themselves vicariously liable to tortious acts in a wider context.

Foire aux questions sur la pandémie : Quitter le travail, délais de prescription, employés symptomatiques et questions de droits de la personne

Dans cet article de blogue, nous répondons aux quatre questions suivantes que se posent les employeurs ontariens :

  1. Mes employés peuvent-ils quitter leur travail par crainte de contracter la COVID-19?
  2. Dois-je toujours respecter mes échéances de dépôt?
  3. L’un de mes employés a déclaré être atteint de la COVID-19 après s’être présenté au travail pendant plusieurs jours – que dois-je faire?
  4. L’infection par la COVID-19 constitue-t-elle un handicap?

Q1 : Mes employés peuvent-ils quitter leur travail par crainte de contracter la COVID-19?

Réponse brève : Non.

Lors de conférences de presse la semaine dernière, le premier ministre Doug Ford a déclaré ce qui suit :

[traduction] Nous avons légiféré. Pas seulement pour les travailleurs de la construction – pour n’importe quel travailleur en Ontario – si vous ne vous sentez pas en sécurité dans votre lieu de travail, votre emploi sera protégé […]. Vous pouvez quitter le chantier.

Si le lieu de travail, le chantier de construction, n’est pas sécuritaire, vous pouvez quitter le travail.

La législation à laquelle le premier ministre fait référence ne permet pas aux employés de « quitter le travail ». Les employés d’entreprises non essentielles ne doivent pas se présenter dans le lieu de travail physique sauf dans des circonstances prescrites limitées, notamment pour traiter de questions cruciales liées à la fermeture de l’établissement. Ces employés ainsi que les employés qui continuent de travailler au sein de lieux de travail essentiels doivent suivre la procédure prévue par la loi à l’égard des refus de travailler en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O 1990, chap. O.1.

Cette procédure ne s’applique que si l’employé a des raisons de croire que l’exposition potentielle à la COVID-19 au travail est susceptible de le mettre en danger. L’employé doit rester présent pendant l’enquête initiale et accepter toutes autres tâches raisonnables qui pourraient lui être attribuées par la suite dans l’attente d’une enquête plus poussée. On peut trouver de l’information supplémentaire sur les refus de travailler ici.

Q2 : Dois-je toujours respecter mes échéances de dépôt?

Réponse brève : Non, sous réserve du pouvoir du décideur compétent.

Le Règl. de l’Ont. 73/20 en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence (la « Loi ») a suspendu tous les délais de prescription pendant la durée de la situation d’urgence, avec effet rétroactif au 16 mars 2020. Les délais procéduraux sont également suspendus pendant cette période, sous réserve du pouvoir du tribunal judiciaire ou administratif ou de tout autre décideur. Les employeurs devraient vérifier si les suspensions procédurales s’appliquent à leur situation.

Q3 : L’un de mes employés a déclaré être atteint de la COVID-19 après s’être présenté au travail pendant plusieurs jours – que dois-je faire?

Réponse brève : Donnez à cet employé et aux employés qui pourraient avoir été en contact avec lui l’instruction de se placer en isolement volontaire pendant 14 jours, à moins que votre entreprise ne fournisse un service essentiel.

Le ministère de la Santé de l’Ontario ordonne à toutes les personnes qui pourraient avoir été exposées à la COVID-19 au travail de se placer en isolement volontaire pendant la période d’incubation de 14 jours. Des exceptions s’appliquent aux employés des services essentiels; ils peuvent continuer à travailler s’ils ne présentent pas de symptômes, continuent d’appliquer une autosurveillance stricte et portent de l’équipement de protection individuelle adéquat. Les employeurs des services essentiels doivent également s’assurer que leurs autres employés sont protégés contre une exposition.

Tous les lieux de travail non essentiels sont fermés à l’heure actuelle aux termes du Règl. de l’Ontario 106/20 en vertu de la Loi jusqu’au 13 avril 2020, à moins d’une prolongation. Les employés de ces lieux de travail devraient déjà être en télétravail, en congé, en vacances ou en mise à pied. Les employeurs doivent donner aux employés qui pourraient être entrés en contact avec la COVID-2019 avant la fermeture (ou en se présentant à l’entreprise pendant la fermeture dans des circonstances prescrites limitées) l’instruction de se placer en isolement volontaire à la maison pendant une période de 14 jours sans égard à l’éventuelle révocation du Règl. de l’Ont. 82/20.

Votre autorité en santé publique locale pourrait imposer des mesures supplémentaires en réponse à un dépistage positif de la COVID-19 au cas par cas.

Les employés qui contractent la COVID-19 au travail pourraient avoir le droit de recevoir des prestations de la WSIB.  Les employeurs doivent suivre la procédure habituelle pour déposer des rapports d’accident en milieu de travail auprès de la WSIB.

Q4 : L’infection par la COVID-19 constitue-t-elle un handicap?

Réponse brève : Oui.

La Commission ontarienne des droits de la personne a adopté la position selon laquelle une infection par la COVID-19 constitue un handicap au sens du Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, chap. H.19. Cela signifie que les employeurs ne peuvent faire de discrimination à l’encontre d’employés parce qu’ils sont atteints de la COVID-19, et qu’ils seront tenus de fournir des accommodements en raison de ces infections, à moins que cela ne cause un préjudice injustifié. L’analyse habituelle applicable à la discrimination fondée sur le handicap et à l’accommodement s’applique. Par exemple, les employeurs ne peuvent pas discipliner ou congédier des employés en raison d’une infection par la COVID-19. Les employeurs doivent également être sensibles aux responsabilités de proche aidant d’un employé et aux déclarations de système immunitaire affaibli.

Conclusion

Le savoir et la sensibilisation sont les meilleurs moyens de défense en ces moments difficiles. Nous reconnaissons que demeurer à l’affût des faits nouveaux peut s’avérer une tâche colossale alors que de nouveaux renseignements sont continuellement publiés partout au pays. Nous sommes là pour soutenir les employeurs en leur faisant part des faits saillants liés à la COVID-19 sur notre blogue, offert en français et en anglais. Consultez-le régulièrement pour vous tenir au courant des mises à jour.

Les auteurs tiennent à remercier Shirley Wong pour sa contribution à cet article.

La France face à la pandémie : les mesures sociales s’organisent

Le COVID-19 a fait son apparition en France il y a quelques semaines déjà et les Français sont confinés depuis le 17 mars dernier. Les répercussions de cette pandémie sont importantes, et le Gouvernement a été autorisé, par la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, à prendre des mesures par voie d’ordonnance.

Plusieurs ordonnances ont été adoptées en Conseil des ministres le 27 mars 2020, et publiées au Journal Officiel, en matière sociale. Un décret est venu élargir les règles de l’activité partielle. De nouvelles ordonnances sont par ailleurs venues compléter le dispositif le 1er avril 2020.

 

1. Aménagement des règles relatives aux congés

 

La première ordonnance, entrée en vigueur le 26 mars 2020, porte sur les congés payés, les jours de repos et la durée du travail.

Par accord collectif d’entreprise, ou à défaut de branche, les entreprises seront autorisées, de façon unilatérale, à imposer la prise de congés payés acquis (pour les congés non encore posés) ou à modifier les dates d’un congé (pour ceux déjà posés), et ce dans la limite de 6 jours ouvrables de congés payés.

Par ailleurs, lorsque l’intérêt de l’entreprise le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du COVID-19, les entreprises pourront, de manière unilatérale, décider ou modifier les dates de certains jours de repos (ceux résultant de la réduction du temps de travail « RTT », d’une convention de forfait ou encore les jours placés sur un compte épargne temps), dans la limite de dix jours

Le délai de prévenance du salarié par l’employeur à ce titre ne peut être inférieur à un jour franc. Ces mesures s’appliquent jusqu’au 31 décembre 2020.

 

2. Des dispositions sur le temps de travail assouplies

 

Certains secteurs « particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation et à la continuité de la vie économique et sociale » vont pouvoir temporairement déroger aux règles relatives à la durée du travail. La liste des secteurs concernés (énergie, télécommunications, logistique,  transports, agriculture et agroalimentaire…) sera publiée dans les prochains jours par décret.

Les salariés pourront travailler jusqu’à 12 heures par jour (contre 10 habituellement) et jusqu’à 60 heures par semaine (contre 48 en temps normal). Des assouplissements sont également prévus pour les travailleurs de nuit, qui pourront être amenés à travailler jusqu’à 12 heures par jour ou 44 heures en moyenne par semaine. La durée du repos quotidien minimum est réduite de 11 à 9 heures. Le principe d’interdiction du travail le dimanche est en outre aménagé, par une possibilité de roulement.

Les entreprises qui utilisent ces dérogations devront en informer sans délai et par tout moyen le comité social et économique (CSE) et la Direccte.

Ces mesures s’appliquent jusqu’au 31 décembre 2020.

 

3. Participation et intéressement : une date de versement reportée

 

La deuxième ordonnance, également entrée en vigueur le 26 mars 2020, porte sur l’intéressement et la participation. Elle prévoit la possibilité pour les entreprises de verser les sommes dues aux salariés au titre de l’intéressement et de la participation au plus tard le 31 décembre 2020 (au lieu du 30 juin).

 

4. Des possibilités élargies de recourir à l’activité partielle

 

L’activité partielle, quant à elle, a fait l’objet de deux textes publiés récemment :

  • le décret n° 2020-325 du 25 mars 2020, entré en vigueur le 26 mars 2020, et
  • l’ordonnance n° 2020-346 du 27 mars 2020

Pour mémoire, l’activité partielle (plus connue sous le nom de chômage partiel) est un dispositif qui permet de réduire ou suspendre temporairement l’activité des salariés. Durant cette période, l’employeur verse une indemnisation au salarié placé en position d’activité partielle, et l’État garantit à l’employeur une prise en charge – en principe partielle – de l’indemnisation des heures chômées.

Selon le site internet du ministère du travail, les employeurs souhaitant bénéficier de ce dispositif doivent être dans l’un des cas suivants :

  • l’entreprise est concernée par les arrêtés prévoyant une fermeture de l’entreprise ;
  • l’entreprise est confrontée à une baisse d’activité ou/et à des difficultés d’approvisionnement ;
  • il est impossible à l’entreprise de mettre en place les mesures de prévention nécessaires pour la protection de la santé des salariés (télétravail, geste barrière, etc.) pour l’ensemble des salariés.

Tous les salariés ayant un contrat de travail peuvent y prétendre, y compris désormais les salariés sous forfait annuel en jours ou en heures, ou encore les salariés des entreprises étrangères ne disposant pas d’établissement en France qui effectuent leur activité sur le territoire national (depuis l’ordonnance).

La demande de l’employeur doit être adressée en ligne (ici) auprès du préfet du département où est implanté l’établissement concerné. Elle doit préciser les motifs justifiant le recours à l’activité partielle (selon le ministère : circonstances exceptionnelles + coronavirus), la période prévisible de sous-activité et le nombre de salariés concernés. L’employeur dispose d’un délai dérogatoire de 30 jours à compter du placement des salariés en activité partielle pour adresser la demande, avec effet rétroactif. Le décret a diminué les délais de réponse de l’administration à 48 heures (au lieu de 15 jours) à compter de la réception de la demande.

Lorsqu’elle est accordée, l’autorisation de mise en activité partielle peut couvrir une période maximale de 12 mois (au lieu de 6 mois auparavant).

L’employeur doit en principe informer et consulter le CSE préalablement à la mise en place du chômage partiel, mais eu égard aux circonstances, le décret prévoit que l’avis du CSE peut être recueilli jusqu’à deux mois à compter de la demande de l’employeur. Les entreprises sans représentants du personnel doivent simplement informer leurs salariés à ce titre.

Les salariés ne peuvent refuser leur mise en activité partielle (y compris, selon l’ordonnance, les salariés protégés).

Le salarié en activité partielle n’a pas droit au paiement d’un salaire, mais il perçoit une indemnité spécifique pour chaque heure chômée et indemnisable (non soumise à cotisations de sécurité sociale). Les nouveaux textes ne modifient pas le montant de l’indemnité versée aux salariés (toujours égale à 70% du salaire brut). Par contre, le décret supprime le reste à charge pour l’entreprise en alignant le montant de l’allocation d’activité partielle versée par l’Etat à l’entreprise sur celui de l’indemnité d’activité partielle versée par l’entreprise aux salariés dans la limite de 70% du salaire brut et dans la limite de 4,5 fois le montant du SMIC brut.

Au 25 mars 2020, près de 100 000 entreprises avaient fait une demande d’activité partielle et 1,2 million de salariés étaient concernés, pour un montant total de près de 4 milliards d’euros selon le ministère du Travail, qui a mis en place une assistance téléphonique pour aider les entreprises dans leurs démarches.

 

5. Des aménagements concernant la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat

 

L’une des ordonnances complémentaires publiées le 1er avril 2020 introduit également des aménagements relatifs au dispositif créé en 2019, et renouvelé en 2020, en prévoyant :

  • pour les entreprises qui ne disposent pas d’un accord d’intéressement: la possibilité de verser une prime d’un montant maximal de 1.000 euros bruts;
  • pour les entreprises qui mettent en oeuvre un accord d’intéressement à la date de versement de la prime: la possibilité de verser une prime d’un montant maximal de 2.000 euros bruts.

Cette prime est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu sous réserve du respect de certaines conditions. Son montant peut être modulé notamment en fonction des conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19. Son versement doit intervenir au plus tard au 31 août 2020.

 

6. Des pouvoirs accrus pour les services de santé au travail

 

Les services de santé au travail sont désormais mobilisés pour participer à la lutte contre l’épidémie de Covid-19. A ce titre, ils seront notamment autorisés à:

  • prescrire et, le cas échéant, renouveler un arrêt de travail en cas d’infection ou de suspicion d’infection au covid-19 ou au titre des mesures de prévention;
  • procéder à des tests de dépistage du covid-19 selon un protocole qui sera défini par arrêté.

 

7. L’adaptation des règles relatives à la mise en place et au fonctionnement des instances représentatives du personnel

 

L’une des dernières ordonnances publiées introduit également des mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel, en prévoyant:

  • la suspension des processus électoraux engagés (avec effet au 12 mars 2020), ou l’octroi d’un délai supplémentaire de 3 mois pour les employeurs qui n’auraient pas encore engagé le processus électoral, ainsi qu’une dérogation à la règle relative à l’organisation d’élections partielles;
  • la prorogation des délais de contestation administrative et judiciaire en matière de contentieux électoral;
  • la prorogation des mandats des représentants du personnel en cours au 12 mars 2020;
  • la possibilité pour les élus du CSE de tenir ses réunions par visioconférence ou conférence téléphonique, voire même, à titre subsidiaire, par messagerie instantanée.

Compensation transition allowance after two years of illness can be requested as of today

As of 1 April 2020, employers can request compensation for the transition allowance paid to an employee who is dismissed after two years of illness. A request can be submitted to the UWV via the employers’ portal (werkgeversportaal). The requirements for compensation are as follows:

  • the employee was dismissed due to the long-term illness;
  • the two year period ended on or after 1 July 2015;
  • the employee was entitled to a transition allowance; and
  • the employer paid the transition allowance to the employee.

The employer will have to prove that the above conditions are met, for example by providing:

  • the employment agreement;
  • the dismissal permit granted by the UWV and notice letter or the court decision by which the employment agreement was terminated;
  • the settlement agreement if the termination was by mutual consent. The settlement agreement has to provide that the employment agreement was terminated due to long-term illness;
  • the data used to calculate the transition allowance (e.g. salary slips); and
  • proof that the transition allowance was paid in full (e.g. a bank statement).

Employers should be aware that the UWV will only compensate up to the amount the employee was entitled to after two years of illness. Consequently, if an employer paid more than the statutory entitlement up to that date, the surplus will not be compensated.

Finally, it is important to note that requests have to be submitted within six months after the date of full payment of the transition allowance to the employee. The compensation scheme has retroactive effect from 1 July 2015 Therefore for cases where the two year absence by reason of illness ended on or after 1 July 2015 and the transition allowance was paid before 1 April 2020, requests for compensation have to be submitted by 1 October 2020.

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